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邮 编：316000
定海区慈善总会内部管理制度
出勤制度
一、严格遵守上下班作息时间，上班期间不得擅离岗位，因工作需要外出的，应及时告知办公室。
二、遵守工作纪律，及时处理各项工作事宜。不得在上班时间玩电脑游戏、上网炒股等。
三、因事不能上班，应及时请假。病假须凭医院出具的病假或住院证明 ；请假一天以上或离开本岛的，应办理书面请假手续，报常务副会长同意。
四、保持办公室整洁卫生，物品摆放有序，材料、帐册等及时整理存放。
五、做好办公室安全防范工作。下班及时关闭电脑、电源开关以及门窗等。
六、违反制度，经教育后屡教不改的，按照有关规定予以辞退。
物品管理制度
一、日常办公用品，统一由办公室专人负责购置、保管、发放。购买办公用品经办公室主任核定，报秘书长同意，重要物品报常务副会长批准。属控购物品及政府采购范围的，按有关规定办理。
二、 本会的固定资产、专项办公用具，统一由会计负责建立帐册。
三、由于保管不善和使用不当，致使固定资产（包括贵重办公用品）损坏、遗失的，由使用者酌情赔偿 ；固定资产的正常性报损，由使用（保管者）填写报损单，经办公室审核，秘书长批准进行销帐。
四、工作人员离职前，应先办理好固定资产移交手续。
五、加强财产核对，固定资产每年 11 月份由会计进行全面盘点，盘点情况以书面形式报告常务副会长。
档案及证书管理制度
一、本会专人负责文件、筹资救助材料、公告信息、本会法人登记证书、分会登记证书、会员证书及本会所发的荣誉证书等的收集，并按照归档要求，做好清册保管。数字材料及时做好归档备份工作，每年年初进行一次备份。财务的会计凭证、会计帐簿、会计报表、均由财务人员按照归档要求，做好保管清册。
二、 上级机关的正式文件和信函，由办公室文秘填写阅件单，经秘书长批示后交有关人员阅处或由专人保存。每年年初将上年度档案材料整理成册入档，按规定保存。总会发文件，按照OA协同办公系统处理流程办理。
三、 总会档案分类 ：
1、 收文；
2、 发文；
3、 信息；
4、 专题材料；
5、 来函；
6、 重大会议资料（代表大会、理事会、会长办公会议）；
7、 总会大事记；
8、 书籍；
9、 证书；
10、“救助项目”实施所形成的文件资料。包括 ：项目计划书、受助者的情况、实施过程中相关资料、票据、媒体报道、照片、音像（视频）、材料等；
11、捐助形成的文件资料。包括公告、票据、发放单、媒体报道、照片等；
12、其他需要归档备份的材料和数字材料。
四、总会法人登记证书、分会登记证书、会员证书须分年度集中保管，因需要查阅的，阅后及时归还专人保管员。
五、外单位如借用本会档案，需经秘书长批准。内部借阅须及时登记、归还。
公章使用管理制度
一、总会印章由办公室专人负责。财务印章由财务人员（出纳、会计）分别保管。
二、总会印章使用范围 ：
1、 总会文件及上报发送的文字材料需要盖总会印章的；
2、 联系信函；
3、 合同类、协议类、证明类需使用总会印章的。
三、特殊情况需要加印总会印章，由常务副会长批准。
四、印章调换，应及时报告主管部门并报登记机关备案。
车辆使用管理制度
一、用车
1、由办公室主任对车辆实行统一管理和调度。
2、用车范围 ：
（1）离开定海城区（不含城郊）的公务用车 ；
（2）财务人员去银行提取大额现金 ；
（3）处理突发事件。
二、开车
1、驾驶员在工作时间不得擅离职守，上班时间无出车任务时，在办公室待命。因事需离开，须向办公室主任报告去向。驾驶员与办公室通讯工具要 24 小时保持畅通；
2、驾驶员要遵守交通规则，文明礼让，安全行车；
3、驾驶员出长途车之前，须认真检查车辆，严禁车辆带故障行驶，严禁疲劳驾车；
4、驾驶员不准私自用车、让他人开车，或转借车辆，如有违反予以批评教育，情节严重的予以辞退。
三、车辆停放
车辆要严格按规定停放，不得在其他地方过夜，确需过夜，须经办公室主任批准。
四、油料管理
1、建立专门油卡，由出纳负责报办公室同意，并建立登记簿 ；
2、会计每季度将油料购置、使用情况的帐盘点一次，报秘书长审核。
3、办公室每季度统计车辆的行驶里程、耗油情况，将统计结果送秘书长审阅。
五、车辆维修
1、驾驶员要认真保养车辆，做到勤检查、勤维护、勤保养，确保车容整洁、车况良好，并做好车辆维修、保养登记制度；
2、车辆有损坏、有故障或发生交通事故，要及时报告，及时处理解决，不得隐瞒不报；
3、车辆需修理的，由驾驶员、办公室共同办理，按照采购程序的要求，拟定维修目录，讲定价钱，编制预算，填写车辆维修申请审批单，报秘书长同意 ；凭维修申请审批单到指定厂家维修。车辆维修、保养等费用由出纳负责结算。
总会学习制度
一、本会建立集中学习为主、自学为辅的学习制度，加强工作人员学习的自觉性。坚持每月一次集中学习，每周半天时间自学。
二、支部学习由本会党支部书记组织，结合实际，每年年初制定学习计划，明确学习时间、内容和要求，安排自学内容。
三、学习内容：
1、认真学习习近平新时代中国特色社会主义理论体系内容；
2、学习全国、省、市、区重要会议精神；
3、学习国家和地方的法律、法规及其他民主与法制建设有关材料；
4、学习十八大、十八届三中、四中全会关于发展慈善事业的重要论述、《国务院关于促进慈善事业健康发展的指导意见》（国发〔2014〕61号）文件精神；
5、学习相关慈善业务知识。
四、建立学习登记、记录制度。对每次学习参加和缺席人员进行登记；对重要学习的讨论发言做好记录。
五、总会工作人员要学以致用，不断增强政治思想素质、业务能力，进一步提高工作效率和服务水平。
六、本制度经2020年6月28日舟山市定海区慈善总会第四届理事会第一次会长会议通过实施，并由区慈善总会负责解释。
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